• Sonja Stirnimann

Warum sind Prozesse für Prüfer langweilig?

Zumindest für gewisse. Prozesse interessieren nur diejenigen, die direkt betroffen sind – wenn überhaupt. Für alle anderen ist es ein mühsames Übel und knochenharte Arbeit.

Die Strafe: Prozesse zu dokumentieren


Nicht selten höre ich leises Knurren, wenn es darum geht, dass die Prozesse neu dokumentiert werden sollten. Unverständlich. Was gibt es Spannenderes als zu verstehen, was läuft? Wenn der Mensch nicht so sensationslustig wäre, gäbe es all unsere Social Media Kanäle, Boulevardzeitungen und andere Medien nicht. Das Geschäft läuft jedoch nach wie vor wunderbar. Das Knurren hat also einen anderen Ursprung.


Meine Hypothese, die sich auf die Erfahrung den knapp drei Dekaden abstützt, es liegt am Wort «dokumentieren». Verstehen wollen was läuft ist das eine, das verstandene aber auf Papier, Tablet oder sonst ein Medium wiederzugeben, etwas ganz anderes. Der Respekt davor ist enorm. Die Aufgabe wird als Strafe verstanden. Zu Unrecht!


Der wahre Blick hinter die Kulissen


Egal ob in interner Funktion eines Unternehmens oder als Prüfer, derjenige, der die Prozesse versteht ist an der Macht. Im Positiven wie Negativen. Wenn er diese auch noch dokumentieren kann, hat er gewonnen.


Erst mit dem Verständnis des Prozesses lassen sich weitere notwendige Entscheidungsgrundlagen ableiten. Die Krux? In meiner Arbeit als Expertin für Integrität, Non-Compliance und Wirtschaftskriminalität sehe ich leider viel zu oft, dass die Prozesse veraltet sind. Das Verständnis fehlt, was wirklich läuft.


Risiken auf dem Silbertablett


Mit diesen Prozessen – dokumentiert im berühmten Jahre 2008, als SOX das grosse Thema war und sich die Revisions- und Beratungsgesellschaften kaum wehren konnten vor Anfragen, ein Internes Kontrollsystem für Kunden aufzubauen – gewinnen Sie heute keinen Wettbewerbsvorteil mehr. Warum? Weil sie 11 Jahre als sind. Verstaubt. Unangetastet. Randbemerkung: Ich nehme hier selbstverständlich all diejenigen aus, die von Gesetzeswegen auf dem neuesten Stand sind und sein müssen.


Das interne Prozessverständnis liefert die Risiken auf dem Silbertablett. Für die Organisation von immensem Wert, um die strategischen Ziele zu erreichen. Für den Prüfer wichtig, um die risikobasierte Prüfplanung erstellen zu können und entsprechend zu prüfen. Langweilig? Nein. Hochspannend!


In Geschäftsmodellen denken


Für die übergreifende Veranschaulichung von Risiken nutze ich mit meinen Kunden Canvas in allen Varianten. Das Geschäftsmodell – und nein, nicht der Businessplan – ist die Basis. Wir erarbeiten daraus die einzelnen Prozesse und leiten die entsprechend effektiven Kontrollen ab. Je nach Maturitätsgrad und Geschäftsmodell einer Organisation verändern sich diese schneller.


Ein Tipp für die nächste Revision: Überlegen Sie sich, ob Sie dem Prüfer Ihr Geschäftsmodell so erklären können, dass er es versteht und daraus die richtigen Prüfschwerpunkte festlegen kann. Diese Vorbereitung gibt Ihnen insbesondere auch Anhaltspunkte, ob Sie mit Ihrem Prüfer einen wirklichen Sparringpartner haben, der Sie und Ihre Organisation versteht.

In dem Sinne – wenn die Hürde der Dokumentation überwunden ist, steht dem Prozessverständnis nichts mehr im Weg.


Ihre

Sonja Stirnimann


PS: Warum sind Prozesse für Prüfer langweilig? Ich ahne es nur, aber weiss es nicht.

Für mich sind sie hochspannend – weil es mich interessiert was läuft, wo die Risiken für das Unternehmen sind, wie die externen Veränderungen darauf einwirken und wie als Organisation damit umgegangen wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Prüfer haben, der sich für Ihre Prozesse interessiert.





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